Xây dựng kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian là thứ tiêu phí, mất đi không thể lấy lại, thời gian chỉ có một chiều và sẽ trôi qua rất nhanh trong âm thầm và lặng lẽ. Những ai không nắm bắt và làm chủ được thời gian của mình, thì trong vô thức người đó đã tiêu phí đi một tài sản vô giá mà vô pháp vẫn hồi. Cuộc sống trôi đi trong âm thầm và vội vã với đầy đủ các lo toan, yêu cầu chúng ta ai cũng phải làm chủ được bản thân, sắp xếp được thời gian của mình, làm chủ được thời gian có nghĩa là chúng ta đã có được một tài sản vô giá.

Sắp xếp thời gian hợp lý giúp chúng ta tạo dựng được cuộc sống thoải mái hơn.

Với sự tấp nập của xã hội, sự bộn bề lo toan cho cuộc sống và những áp lực công việc, để làm chủ được thời gian hoàn toàn không phải là điều dễ dàng. Sau đây là những bí quyết giúp bạn có thể sắp xếp và sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.

• Ngăn nắp:

Đây là một yếu tố cần thiết và rất quan trọng để chúng ta biết điều chỉnh và sử dụng thời gian tốt hơn. Để làm việc chất lượng và hiệu quả, chúng ta nên học cách sắp xếp mọi thứ thuận tiện theo một thói quen, và luôn để chúng ở một vị trí cố định, tiện sử dụng. Sau khi sử dụng, hãy đặt chúng lại vào vị trí cũ một cách ngăn nắp, gọn gàng.

Ở bàn làm việc, bạn hãy tập thói quen dọn dẹp mỗi ngày. Tất cả đồ đạc, tài liệu nên được sắp xếp một cách khoa học nhất. Nên ghi tên lên tất cả các tập tài liệu và để chúng ở những nơi thuận tay, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được quỹ thời gian quý báu và đẩy nhanh tiến độ công việc.

• Thời khóa biểu:

Thời khóa biểu là điều cực kỳ quan trọng với hầu hết tất cả mọi người. Có thời khóa biểu, chúng ta sẽ cân nhắc và sắp xếp được các công việc một cách khoa học, hợp lý. Bên cạnh đó, với những note trên bàn làm việc sẽ giúp ta biết được những việc cần làm trước mắt để linh động thời gian sao cho phù hợp, đẩy nhanh tiến độ công việc và hoàn thành một cách nhanh chóng nhất.

• Một người nhắc việc tốt bụng:

Bên cạnh quyển lịch làm việc hay quyển sổ note, thì có một người nhắc việc là một điều lý tưởng. Với một người nhắc việc lý tưởng luôn bên cạnh bạn, bạn sẽ thỏa sức làm việc mà không lo sợ bị quên công việc, điều này rất có lợi vì nó tạo cho bạn sự thoải mái, không bị áp lực công việc và thời gian, từ đó giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.

• Lên kế hoạch trước:

Quản lý thời gian không đơn giản chỉ là những bản danh sách cần làm hoặc những ưu tiên mơ hồ, vô định. Nếu làm như vậy thì vô hình chung, chúng ta thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Đó phải là quá trình diễn ra liên tục, chúng ta bắt buộc phải làm theo và không được để bất cứ tác nhân nào làm ảnh hưởng tới quá trình xuyên suốt kế hoạch.

Sau đây là 3 bước để kiểm soát công việc và linh động thời gian một cách tốt nhất:

-         Bước 1 (5 phút): Lên kế hoạch trong ngày.

Trước khi ngồi vào máy tính, hãy viết ra giấy những việc cần làm, những việc được ưu tiên và những việc nhỏ. Việc gì sẽ góp phần xúc tiến, đẩy mạnh tối đa tiến độ công việc và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình làm được nhiều việc hữu ích và thành công.

Kế đến, hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Những công việc khó và quan trọng nhất cần được ưu tiên vào đầu giờ làm việc. Nếu bản kế hoạch của bạn không logic với lịch làm việc, nên sắp xếp lại nó để phù hợp hơn. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến việc bạn quyết định thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào?

-         Bước 2 (1 phút mỗi giờ): Tìm lại sự tập trung.

Hãy cài chỉnh đồng hồ, máy tính để nó kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, bạn hãy thở sâu, quan sát bản kế hoạch và nhìn nhận bản thân xem mình đã làm tốt chúng chưa? Sau đó quan sát lại bản kế hoạch một lần nữa, đi tới những công việc trong giờ tiếp theo và cẩn thận thực hiện, đừng để thời gian chi phối bạn.

-         Bước 3 (5 phút): Đánh giá lại.

Hãy tắt máy tính, suy ngẫm lại những gì mình đã làm trong ngày hôm nay. Qua đó, thấy được những thế mạnh và nhược điểm mà bạn gặp trong công việc, bạn bị phân tâm ở đâu? Chỗ nào làm chưa tốt? Để từ đó có kế hoạch làm việc đạt hiệu quả cao hơn cho ngày hôm sau.

Thế mạnh của việc thực hiện theo một trình tự nhất định là khả năng dự báo. Chúng ta thường có thói quen lặp đi lặp lại những công việc giống nhau với những cách thức giống nhau. Và tác động của việc thực hiện công việc theo đúng trình tự cũng được hình thành từ khả năng dự báo của nó. Nếu bạn tập trung cao một cách khéo léo, khôn ngoan thì bạn sẽ luôn giữ vững được sự tập trung.

Làm việc có kế hoạch sẽ giúp bạn có cảm giác thoải mái sau một ngày làm việc mệt mỏi, cảm thấy phấn khích và có hứng thú và năng lượng cho ngày làm việc hôm sau.

• Tự thưởng cho mình khi đạt kết quả tốt:

Sau những thành công nhất định của công việc, của dự án lớn, nhỏ… thì việc quan trọng đầu tiên là nên tự thưởng cho bản thân. Đây là nguồn động lực rất tốt để khích lệ bản thân tiếp tục phấn đấu và hoàn thành tốt công việc.

Thời gian là vô tận nhưng không thể nào đếm ngược. Một người thành đạt là một người biết sử dụng tối đa và hợp lý thời gian của mình. Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, bạn không thể sử dụng ít hơn hoặc nhiều hơn quãng đó

Nguồn: hoc sua chua laptop